8 Quy Định Mới Về Hải Quan Châu Âu Cần Biết [Tránh Phát Sinh Phạt]

Thị trường Châu Âu (EU) luôn là “mảnh đất hứa” với sức mua lớn nhưng cũng nổi tiếng là khu vực có hàng rào kỹ thuật khắt khe bậc nhất thế giới. Đặc biệt, từ năm 2025, hải quan châu Âu đang siết chặt các quy định kiểm soát an ninh và tiêu chuẩn hàng hóa, nổi bật là việc triển khai giai đoạn mới của Hệ thống Kiểm soát Nhập khẩu 2 (ICS2).

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc không nắm rõ những thay đổi này đồng nghĩa với việc đối mặt với rủi ro bị phạt nặng, lưu kho bãi kéo dài, thậm chí là buộc tái xuất hoặc tiêu hủy hàng hóa. Bài viết này, với sự tư vấn chuyên sâu từ các chuyên gia tại Vietking Travel, sẽ phân tích chi tiết 8 quy định mới quan trọng nhất, cung cấp giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tự tin chinh phục thị trường EU, tránh rủi ro và tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan từ EVFTA.

Tổng Hợp 8 Quy Định Mới Về Hải Quan Châu Âu Doanh Nghiệp Phải Biết Để Tránh Phạt

1. Hệ Thống Kiểm Soát Nhập Khẩu 2 (ICS2) – Yêu Cầu An Ninh Bắt Buộc

Hệ thống Kiểm soát nhập khẩu 2 (ICS2) là gì?
Đây là hệ thống thông tin hải quan điện tử mới của EU nhằm tăng cường an ninh và an toàn cho tất cả hàng hóa nhập khẩu vào thị trường chung EU trước khi chúng đến nơi.

Chi tiết quy định và lộ trình áp dụng:
ICS2 không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần; nó là lá chắn an ninh đầu tiên của Liên minh hải quan Liên minh Châu Âu. Quy định này yêu cầu tất cả các lô hàng nhập khẩu vào EU (qua đường hàng không, đường biển, đường bộ, đường sắt) phải thực hiện khai báo dữ liệu an ninh trước khi hàng lên phương tiện vận tải (Pre-loading) và trước khi hàng đến (Pre-arrival).

Tờ khai này được gọi là ENS (Entry Summary Declaration). Nếu trước đây, việc khai báo có thể thực hiện sơ sài, thì nay hải quan châu Âu yêu cầu dữ liệu phải cực kỳ chính xác và đầy đủ.

• Lộ trình siết chặt:
  • Đường hàng không: Đã áp dụng đầy đủ.
  • Từ năm 2024 – 2025: Mở rộng sang đường biển, đường bộ và đường sắt. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mốc thời gian này vì EU siết quy định kiểm soát hàng hóa nhập khẩu từ 2025 rất mạnh mẽ đối với vận tải biển – phương thức vận chuyển chính của hàng xuất khẩu Việt Nam.

Cách đáp ứng yêu cầu của ICS2:
Doanh nghiệp phải cung cấp thông tin chi tiết về người bán, người mua, mã HS code (tối thiểu 6 số), và mô tả hàng hóa chính xác cho đơn vị vận chuyển (forwarder/carrier) để họ thực hiện khai báo lên hệ thống Shared Trader Interface (STI) của EU. Việc thiếu dữ liệu ENS sẽ dẫn đến việc hàng hóa bị từ chối xếp lên tàu hoặc bị giữ lại ngay tại cảng đến.

2. Số EORI – Mã Số Định Danh Bắt Buộc Cho Mọi Doanh Nghiệp XNK

Số EORI châu Âu là gì?
EORI (Economic Operators Registration and Identification Number) là mã số định danh duy nhất dành cho các doanh nghiệp và cá nhân tham gia hoạt động xuất nhập khẩu tại khu vực EU.

Tại sao số EORI lại quan trọng?
Nếu không có số EORI, doanh nghiệp không thể thực hiện bất kỳ thủ tục hải quan xuất nhập khẩu EU nào. Đây là yêu cầu tiên quyết để thông quan hàng hóa. Trước đây, một số nước có thể linh động, nhưng hiện nay quy định này là bắt buộc trên toàn bộ thị trường chung EU.

Ai cần có số EORI?

• Doanh nghiệp nhập khẩu tại EU (nhà nhập khẩu).
• Doanh nghiệp xuất khẩu từ Việt Nam (trong trường hợp thực hiện các thủ tục khai báo hải quan tại EU, ví dụ như điều kiện giao hàng DDP).

Cấu trúc và cách kiểm tra:
Mã EORI thường bao gồm mã quốc gia thành viên EU (ví dụ: DE cho Đức, FR cho Pháp) theo sau là một dãy số duy nhất. Doanh nghiệp cần đảm bảo đối tác nhập khẩu của mình tại Châu Âu đã có mã EORI hợp lệ. Bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của mã số này trên trang web của Ủy ban Châu Âu (European Commission).

3. Dấu CE Marking – “Hộ Chiếu Thương Mại” Cho Hàng Hóa Vào EU

Chứng nhận CE Marking hàng hóa xuất EU là gì?
Dấu CE (Conformité Européenne) là chứng nhận bắt buộc đối với một số nhóm sản phẩm, khẳng định sản phẩm đó tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn, sức khỏe và bảo vệ môi trường của EU.

Danh mục sản phẩm cần chứng nhận CE vào EU:
Không phải tất cả hàng hóa đều cần CE, nhưng nếu sản phẩm của bạn nằm trong danh mục sau, việc thiếu dấu CE sẽ khiến hàng bị chặn ngay tại cửa khẩu:

• Đồ chơi trẻ em.
• Thiết bị điện và điện tử (tuân thủ Chỉ thị về thiết bị điện (LVD) và Chỉ thị về tương thích điện từ (EMC)).
• Máy móc, thiết bị công nghiệp.
• Thiết bị y tế (Chỉ thị về thiết bị y tế (MDD)).
• Thiết bị áp lực (Chỉ thị về thiết bị áp lực (PED)).
• Thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE).

Tầm quan trọng của chứng chỉ CE trong xuất nhập khẩu:
CE Marking được ví như “hộ chiếu thương mại”. Nếu không có nó, sản phẩm bị coi là bất hợp pháp tại Khu vực Kinh tế Châu Âu (EEA). Quy trình cấp giấy CE Marking đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá sự phù hợp, lập hồ sơ kỹ thuật (Technical File) và ký tuyên bố hợp chuẩn (DoC).

4. Hiệp Định EVFTA – Quy Tắc Xuất Xứ Hàng Hóa Để Hưởng Ưu Đãi Thuế

Quy định về xuất xứ hàng hóa theo EVFTA:
Để tận dụng thuế quan EU EVFTA (thường là 0%), hàng hóa phải đáp ứng Quy tắc xuất xứ nghiêm ngặt. Hàng hóa không được chỉ đơn thuần là mua đi bán lại mà phải trải qua quá trình gia công, chế biến đáng kể tại Việt Nam.

Cập nhật mới về chứng từ:
Hải quan EU ngày càng soi xét kỹ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).

• Với lô hàng trị giá dưới 6.000 EUR: Nhà xuất khẩu có thể tự chứng nhận xuất xứ (Self-certification).
• Với lô hàng trị giá trên 6.000 EUR: Bắt buộc phải có C/O form EUR.1 do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Lưu ý: Việc sử dụng sai mẫu C/O hoặc khai báo sai tiêu chí xuất xứ (ví dụ: WO – Wholly Obtained thay vì PSR – Product Specific Rules) là lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế và phạt nặng.

5. Kê Khai Tên Hàng Hóa Cụ Thể – Quy Định Chống Gian Lận Thương Mại

Yêu cầu kê khai tên hàng cụ thể khi xuất EU:
Đã qua rồi thời kỳ doanh nghiệp có thể khai báo chung chung như “phụ tùng”, “quà tặng”, hay “hàng mẫu”. Hải quan Liên minh Châu Âu hiện nay yêu cầu mô tả hàng hóa phải chính xác, chi tiết và khớp với Mã HS code.

Quy định chi tiết:
Hệ thống hải quan điện tử sẽ tự động từ chối các tờ khai có mô tả mơ hồ. Ví dụ, thay vì khai “Clothes” (Quần áo), bạn phải khai “Men’s cotton shirts” (Áo sơ mi nam bằng cotton). Sự chính xác này giúp hải quan xác định đúng mức thuế hải quan, thuế VAT, và các biện pháp phòng vệ thương mại áp dụng.

6. Quy Định Mới Về Nhãn Mác, Bao Bì và An Toàn Môi Trường

Quy định về nhãn mác bao bì tại EU:
EU đang dẫn đầu thế giới về kinh tế tuần hoàn. Các quy định mới yêu cầu:

• Nhãn mác phải ghi rõ thông tin bằng ngôn ngữ của nước nhập khẩu.
• Thông tin về khả năng tái chế của bao bì.
• Hạn chế sử dụng nhựa dùng một lần.

Quy định về an toàn vệ sinh môi trường ở Europe:
Doanh nghiệp cần lưu ý đến Cơ chế điều chỉnh biên giới carbon (CBAM). Dù chưa áp dụng toàn diện cho mọi ngành, nhưng các ngành như thép, nhôm, xi măng, phân bón đã bắt đầu phải báo cáo phát thải. Ngoài ra, quy định chống phá rừng (EUDR) cũng yêu cầu chứng minh sản phẩm gỗ, cà phê, cao su không có nguồn gốc từ đất rừng bị phá.

7. Siết Chặt Tiêu Chuẩn Vệ Sinh An Toàn Thực Phẩm (ATTP)

EU siết chặt tiêu chuẩn thực phẩm nhập khẩu:
Thực phẩm là nhóm hàng bị kiểm soát gắt gao nhất (SPS). An toàn thực phẩm tại EU không chỉ là kiểm tra tại cảng mà là kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng.

Các yêu cầu chính:

• Kiểm soát dư lượng thuốc bảo vệ thực vật, kháng sinh (MRLs) ở mức cực thấp, gần như bằng 0.
• Yêu cầu chứng thư vệ sinh (Health Certificate) cho từng lô hàng.
• Tuân thủ quy định về Kiểm dịch động vật/thực vật nghiêm ngặt.
• Hệ thống TRACES (Trade Control and Expert System) được sử dụng để theo dõi luồng di chuyển của thực phẩm, động vật và thực vật nhập khẩu.

8. Yêu Cầu Về Chứng Từ Kỹ Thuật Số và Chữ Ký Điện Tử

Xu hướng số hóa hải quan:
Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa vào châu Âu đang chuyển dịch hoàn toàn sang môi trường số. Các chứng từ giấy truyền thống như Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Vận đơn (Bill of Lading), Packing List đang dần được yêu cầu gửi dưới dạng dữ liệu điện tử trước khi hàng đến.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần trang bị chữ ký số và làm quen với các hệ thống khai báo điện tử để đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu với đối tác EU.

---

Giải Pháp Tối Ưu Hóa Thủ Tục & Tận Dụng Lợi Ích Từ Các Hiệp Định Thương Mại

Để biến thách thức thành cơ hội, doanh nghiệp cần chủ động nắm bắt các công cụ hỗ trợ từ Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – EU (EVFTA) và Hiệp định Bảo hộ Đầu tư (EVIPA).

Cách Xin C/O Form EUR.1 Để Hưởng Thuế Suất 0% Theo EVFTA

Hồ sơ xin CO form EUR.1 cần những gì?
Để xin được CO form EUR.1, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ lên Bộ Công Thương hoặc các đơn vị được ủy quyền (VCCI). Bộ hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp C/O.
2. Mẫu C/O EUR.1 đã khai hoàn chỉnh.
3. Tờ khai hải quan xuất khẩu thông quan.
4. Vận đơn (Bill of Lading).
5. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
6. Bảng kê khai chi tiết hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí xuất xứ ưu đãi.
7. Quy trình sản xuất (để chứng minh quy tắc chuyển đổi mã số hàng hóa hoặc hàm lượng giá trị gia tăng).

Lưu ý: Thời gian cấp C/O thường là 1-3 ngày làm việc. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu giúp tránh bị trả hồ sơ, gây chậm trễ việc hưởng ưu đãi thuế của đối tác.

Phân Biệt Hệ Thống Tự Chứng Nhận Xuất Xứ (REX) và C/O EUR.1

Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa hai cơ chế này khi tìm hiểu xuất xứ hàng nhập khẩu Châu Âu dùng REX hay EUR.1.

Đặc điểm	C/O Form EUR.1	Cơ chế REX (Registered Exporter System)
Đối tượng áp dụng	Chủ yếu cho hàng xuất khẩu từ Việt Nam sang EU trị giá > 6.000 EUR (trong giai đoạn hiện tại).	Chủ yếu cho hàng từ EU nhập khẩu vào Việt Nam; hoặc hàng VN < 6.000 EUR.
Cơ quan cấp	Bộ Công Thương/VCCI.	Doanh nghiệp tự đăng ký và phát hành.
Thủ tục	Nộp hồ sơ giấy/điện tử chờ duyệt.	Doanh nghiệp tự khai báo mã số REX trên hóa đơn.
Lưu ý quan trọng	Việt Nam chưa áp dụng REX hoàn toàn cho hàng xuất đi EU (trừ giày dép, thủy sản theo GSP cũ đã chuyển đổi).	Hải quan chấp nhận chứng từ chứng nhận xuất xứ không có chữ ký REX nếu trị giá dưới 6.000 EUR.

Những Mặt Hàng Nào Bắt Buộc Phải Có Chứng Nhận CE Marking?

Như đã đề cập, danh mục sản phẩm cần chứng nhận CE vào EU rất rộng. Nếu doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng sau, tuyệt đối không được bỏ qua quy trình cấp giấy CE Marking:

• Thiết bị điện gia dụng (tủ lạnh, máy giặt, lò vi sóng).
• Đồ chơi trẻ em (thú bông, xe mô hình, nhựa).
• Kính mắt, mũ bảo hiểm.
• Thang máy.
• Thiết bị y tế từ đơn giản đến phức tạp.

Quy trình cấp giấy CE Marking:

1. Xác định chỉ thị (Directive) áp dụng cho sản phẩm.
2. Kiểm tra các yêu cầu chi tiết.
3. Thử nghiệm, đánh giá sản phẩm (có thể cần bên thứ 3 – Notified Body).
4. Soạn thảo hồ sơ kỹ thuật (Technical File).
5. Tuyên bố hợp chuẩn (Declaration of Conformity) và gắn dấu CE.

Vietking Travel – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Đơn Giản Hóa Thủ Tục Hải Quan

Tại Vietking Travel, chúng tôi không chỉ cung cấp các tour du lịch quốc tế chất lượng cao mà còn thấu hiểu sâu sắc nhu cầu giao thương, vận chuyển hàng hóa của các đối tác doanh nghiệp. Với kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng trong các chuyến công tác kết hợp tìm kiếm nguồn hàng, tham gia hội chợ triển lãm tại Châu Âu, Vietking Travel nhận thấy rào cản ngôn ngữ và sự phức tạp của thủ tục hải quan là nỗi lo lớn nhất.

Chúng tôi luôn cập nhật những thông tin mới nhất về quy định mới về xuất hàng đi châu Âu, từ thủ tục đăng ký CE Marking bắt buộc với hàng hóa nào đến cách tận dụng C/O EUR.1 để hưởng ưu đãi thuế quan. Sự am hiểu này giúp chúng tôi tư vấn cho khách hàng những lộ trình di chuyển, khảo sát thị trường hiệu quả nhất, đồng thời kết nối với các đơn vị logistics uy tín để đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan suôn sẻ.

---

Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Khai Báo Hải Quan và Chuẩn Bị Hồ Sơ Xuất Khẩu Đi Châu Âu

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đi Châu Âu đòi hỏi sự tỉ mỉ tuyệt đối. Dưới đây là hướng dẫn thực tế để doanh nghiệp chuẩn bị.

Checklist Bộ Hồ Sơ Hải Quan Xuất Khẩu Sang Châu Âu Đầy Đủ

Một bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu sang Châu Âu thông thường và đầy đủ nhất bao gồm:

1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Quy định rõ điều khoản giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán.
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bắt buộc phải có số EORI của người mua, mô tả hàng hóa chi tiết, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng.
3. Packing List (Phiếu đóng gói): Chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng tịnh (Net weight), trọng lượng cả bì (Gross weight), số kiện, Shipping mark.
4. Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận tải gốc.
5. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O form EUR.1): Bản gốc để hưởng ưu đãi thuế.
6. Các chứng từ đặc thù (nếu có):
   • Chứng nhận CE Marking.
   • Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật/động vật (Phytosanitary/Veterinary Certificate).
   • Chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) cho bao bì gỗ.
   • Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc danh mục hạn chế).
   • Bảo hiểm hàng hóa.

Những Lỗi Sai Nghiêm Trọng Cần Tránh Khi Khai Báo Hải Quan EU

Trong quá trình tư vấn, Vietking Travel nhận thấy nhiều doanh nghiệp mắc phải các lỗi sau dẫn đến việc cách tránh phạt hải quan châu Âu trở nên vô nghĩa:

• Sai Mã HS code: Áp sai mã để hưởng thuế thấp hơn. Hải quan EU có hệ thống đối chiếu rất tinh vi, việc này bị coi là gian lận thuế.
• Thiếu khai báo ENS: Không khai báo hoặc khai báo muộn dữ liệu an ninh trước khi hàng đến (vi phạm ICS2).
• Trị giá khai báo thấp hơn thực tế: Để trốn thuế nhập khẩu và thuế VAT.
• Không có nhãn mác đúng quy định: Thiếu thông tin cảnh báo an toàn, không có ngôn ngữ nước sở tại.
• Chứng từ không đồng nhất: Thông tin trên Invoice, Packing List và C/O không khớp nhau (ví dụ: sai lệch trọng lượng).

Hậu Quả Pháp Lý và Tài Chính Khi Không Tuân Thủ Quy Định Hải Quan

Hậu quả không tuân thủ quy định hải quan EU là vô cùng nghiêm trọng:

1. Phạt tiền: Mức phạt có thể lên tới hàng nghìn EUR tùy theo mức độ vi phạm và quốc gia nhập khẩu.
2. Lưu kho bãi: Hàng bị giữ lại cảng để kiểm tra, phát sinh phí DEM/DET (lưu container/lưu bãi) khổng lồ.
3. Tịch thu hoặc tiêu hủy: Với hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ, hoặc hàng thực phẩm không đạt chuẩn an toàn.
4. Cấm nhập khẩu: Doanh nghiệp có thể bị đưa vào “danh sách đen”, khiến các lô hàng sau này bị kiểm tra 100% hoặc cấm nhập khẩu vĩnh viễn.
5. Mất uy tín: Ảnh hưởng nghiêm trọng đến mối quan hệ với đối tác Châu Âu.

Kết luận

Việc nắm vững 8 quy định hải quan Châu Âu mới, từ hệ thống ICS2, mã số EORI đến các tiêu chuẩn về CE Marking và quy tắc xuất xứ EVFTA, không chỉ là yêu cầu bắt buộc để tránh các khoản phạt tốn kém mà còn là chìa khóa để xây dựng uy tín và tận dụng các lợi thế cạnh tranh. Thị trường chung EU tuy khắt khe nhưng lại rất minh bạch; sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ và quy trình sẽ đảm bảo hàng hóa thông quan nhanh chóng.

Để quá trình này trở nên đơn giản và hiệu quả, bên cạnh việc nâng cao năng lực nội bộ, việc hợp tác và tham khảo ý kiến từ các đơn vị có kinh nghiệm là rất cần thiết. Vietking Travel luôn sẵn sàng đồng hành, chia sẻ kiến thức và hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam vươn ra biển lớn.

Liên hệ ngay với Vietking Travel để được tư vấn miễn phí về các giải pháp kết nối thương mại, thủ tục đi lại và cập nhật những thông tin mới nhất về thị trường Châu Âu, giúp bạn an tâm kinh doanh và phát triển bền vững!