Chính sách chung của Vietkingtravel

TRÁCH NHIỆM KHI XUẤT VÉ MÁY BAY

Kể từ ngày 12/3/2018, công ty sẽ thực hiện quy tránh nhiệm cho các trường hợp xuất vé máy bay sai tên, hoặc các vi phạm, thiệt hại do quá trình đặt chỗ, giữ vé cũng như xuất vé máy bay.

• Khi sales xuất vé máy bay bị sai thông tin, sales sẽ phải chịu 75% (a) chi phí phát sinh để xử lý sự cố.
•  Nếu sai sót từ phía trưởng phòng, trợ lý của trưởng phòng phải chịu 15% số tiền phát sinh từ khoản (a) của trưởng phòng.
• Nếu điều hành không phát hiện ra vé bị sai trong vòng 20h, điều hành sẽ phải chịu 25% các chi phí phát sinh.
• Nếu điều hành phát hiện ra vé bị sai thông tin do lỗi của sales, điều hành sẽ được hưởng 5 %  số tiền mà đáng lẽ ra sales, hay công ty phải bỏ ra để giải quyết sự cố. Số tiền này được trừ thẳng trong lương của sales làm sai.

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG XƯNG DANH VIETKINGTRAVEL

Kể từ ngày 1/5/2019, khi đại lý hay cộng tác viên ( CTV ) sử dụng pháp nhân công ty TNHH du lịch và công nghệ Việt Nam( Vinatat/ Vietkingtravel). Chúng tôi ( Vietkingtravel) sẽ tính các chi phí liên quan bao gồm:

• Thuế VAT 10% / lợi nhuận dự tính phát sinh trong nước
• Thuế TNDN 25% / lợi nhuận dự tính phát sinh trong nước
• Chi phí chuyển tiền quốc tế 2.000.000 VNĐ( đối với hóa đơn dưới 10,000 usd)
• Hóa đơn trên 10.000 usd sẽ được 2 bên thống nhất bằng 1 văn bản khác.
• Chi phí quản lý 10% lợi nhuận (Lợi nhuận được tính bằng cách lấy tổng thu trừ đi tất cả cac chi phí bao gồm vé máy bay, chi phí cho dịch vụ lưu trú, đi lại, ngủ nghỉ, ăn uống, hướng dẫn viên, chi phí được nêu ở mục 1,2,3 – Không bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí khác)

QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Thưa anh/chị/ em, trước đây có nhiều khách hàng lo lắng vì sau khi đặt tour, không thấy sales hay bất kỳ bộ phận nào của Vietkingtravel liên hệ. Vì thế chúng tôi đã xây dựng lại quy trình bán hàng này nhằm tạo sự yên tâm nơi khách hàng cũng như tạo sự chuyên nghiệm cho chính chúng ta.

Quy trình này gồm có 9 bước:

Bước 1: Tư vấn khách hàng về chương trình tour.

Cần năm rõ lịch khởi hành tour.

Cần nắm rõ quy tắc giá bán để báo giá cho khách nhanh nhất có thể.

Cần rèn luyện kỹ năng chốt sales, để chốt khách ngay trong lần liên hệ đầu tiên, thay vì để khách đi khảo giá.

Bước 2: Khách hàng đồng ý – Ký hợp đồng.

Xin thông tin hộ chiếu/ họ và tên để giữ chỗ trên hệ thống

Giữ vé máy bay, giữ chỗ trên hệ thống

Thông báo cho khách đã giữ chỗ và gửi hợp đồng cho khách, đồng thời gửi thông tin thanh toán để khách chuyển khoản đặt cọc.

Tại bước này, các bạn cũng cần nắm rõ 5 bước sau để tương tác với các bộ phận khác.

ĐH lên danh sách đoàn khi có đoàn được mở.

Các sales cập nhật các thông tin lên file “ Danh sách khách hàng” bao gồm:

• Tên khách hàng.
• Số điện thoại khách hàng.
• Thông tin về hành lý ký gửi.
• Thông tin quà tặng cho khách như: Sim điện thoại, mũ bảo hiểm, …
• Khách là khách lẻ hay khách đại lý.
• Ghi rõ sales nào?

Trong quá trình nhập thông tin, các sai sót( nếu có) sẽ bị phạt theo quy định:

• Các đầu mục phải nhập nêu trên, sales phải tự chịu tránh nhiệm
• Hộ chiếu, vé máy bay và các mục khách chưa được liệt kê, sales chịu tránh nhiệm 75%, điều hành 25%

Theo sát các thông tin được cập nhật về số lượng khách, số lượng phòng.

• Check dịch vụ phòng thường xuyên với các đối tác.
• Cập nhật danh sách khách có thể bán thêm để thông báo cho các sales.

Đóng đoàn.

Khi đoàn đã đủ, không thể bán thêm, điều hành thông báo đóng đoàn và gửi danh sách khách cho sales, các sales phải kiểm tra lại:

• Số lượng khách của riêng mình.
• Các thông tin khách của mình đã đúng hay chưa?

Ở bước này, các sales không phát hiện ra, mọi thiếu sót khác sales phải tự chịu tránh nhiệm, phải trả các chi phí phát sinh ( nếu có)

Bước 3: Sau khi ký hợp đồng, và nhận được thanh toán của khách hàng là 50% Vietkingtravel sẽ tiến hành xuất vé máy bay, đặt chỗ cho khách hàng. Lúc này các quy định về hoàn, hủy được áp dụng theo hợp đồng.

Bước 4: Vietkingtravel gửi email hoặc zalo cho khách file “Quy trình tiếp nhận và xử lý booking tại Vietkingtravel” nhằm thông báo lại cho khách yên tâm 1 lần nữa

Bước 5: Trước ngày khời hành 1 tuần( không bao gồm ngày nghỉ, ngày lễ) nhân viên Vietkingtravel sẽ liên hệ lại để nhắc khách chuyển khoản lần 2 toàn bộ số tiền còn lại.

Bước 6: Trước 3 ngày khởi hành, Vietkingtravel sẽ gửi thông báo đoàn cho khách hàng, kèm 1 video hướng dẫn chuẩn bị trước khi đi tour.

Bước 7: Trước 1 ngày khởi hành HDV từ Việt Nam sẽ liên hệ lại khách hàng để hẹn giờ tập trung, và một số các thông tin cần thiết khác.

Bước 8: Đến ngày khởi hành, quý khách có mặt đúng giờ và điểm hẹn để làm thủ tục bay. Khách hàng cùng tham gia vào 1 nhóm Zalo được tạo để trao đổi thông tin trong quá trình tham quan ở nước sở tại.

Bước 9: Thường xuyên theo dõi trên nhóm để xử lý các vấn đề phát sinh trên tour ( Nếu có )

CƠ CHẾ LƯƠNG – THƯỞNG

Lương tháng thử việc.

Theo quy định riêng của các phòng ban.

Lương chính thức.

Theo quy định riêng các phòng ban.

Thưởng theo doanh thu khác

Cuối mỗi tháng, công ty sẽ sử dụng 0,2 % tổng doanh thu để thưởng cho toàn bộ nhân viên công ty ( Với điều kiện tháng đó công ty có lãi và số tiền trích thưởng 0,2% tổng doanh thu phải nhỏ hơn hoặc bằng ½ tổng lợi nhuận)

Thưởng năm

Thưởng năm được chi trả 3 lần

Lần 1 vào 30/8 hoặc đầu tháng 11 hàng năm

Công ty sẽ lấy 0,3 %  tổng doanh thu tính  từ 01/07 năm trước đến hết ngày 30/06 năm sau, làm quỹ thưởng cho tất cả nhân sự công ty.

Nhân viên làm việc dưới 12 tháng, tính đến thời điểm 30/06 năm chia thưởng, sẽ được tính như sau:

Lần 2 vào cuối năm âm lịch

Được hưởng lương tháng thứ 13 khi nhân viên làm việc trên 12 tháng.

Nhân viên làm việc dưới 12 tháng sẽ được tính như sau:

Lưu ý:

• Nhân viên được nhận ½ số tiền thưởng này trước tết Nguyên đán.
• Số còn lại sẽ được nhận vào dịp trước ngày 25/4 năm kế tiếp.
• Làm việc 2 năm – được thưởng 2 tháng lương cơ bản.
• Làm việc 3 năm được thướng 3 tháng lương cơ bản.
• ( Tháng lương thứ 2 và thứ 3 sẽ được nhận lần lượt vào 30/6 và 30/9 năm sau ) 
• Trường hợp nhân viên nghỉ trước thời gian trả thưởng 25/4, 30/6, 30/8, 30/9 sẽ không được nhận thưởng, ứng với các mốc thời gian trên.
• Công ty hỗ trợ tiền ăn trưa 20.000 VNĐ/1 bữa trưa
• Công ty hỗ trợ tiền điện thoại 200.000 VNĐ/ 1 tháng
• Công ty hỗ trợ tiền xăng xe đi lại 200.000 VNĐ/ 1 tháng
• Khi sales đi thu tiền khách cho văn phòng khác miền( Miền Bắc thu cho miền Nam hoặc ngược lại) công ty hỗ trợ 100.000 vnđ, tiền này trừ thẳng vào doanh thu của sales bán tour này, là chi phí trong gói tour.
• Khi sales đi thu tiền cho văn phòng cùng miền( Hàn nội thu cho sales Hà Nội, Hồ Chí Minh thu cho Hồ Chí Minh) thì được hỗ trợ 50.000 VNĐ
• Nếu đi thu tiền khoảng cách xa hơn 30km công ty sẽ tính toán mức hỗ trợ mới.

Quy định về khen thưởng khác

Khi nhân viên có những ý tưởng mới giúp cải tiến công việc của mình hay của bất kỳ bộ phận, hay bất kỳ quy trình nào, giúp năng cao hiệu quả cho các bộ phận, cho công ty, sẽ được thưởng từ 50.000đ – 200.000 đ, theo quyết định của trưởng bộ phận hoặc của Giám đốc.

Giờ làm việc

• Sáng từ 8:30 đến 12h và chiều từ 13h15 đến 17:30
• Làm việc từ thứ 2 đến hết sáng thứ 7( Thứ 7 làm ½ ngày được tính 1 ngày công)
• Nghỉ Chiều thứ 7 và CN
• Đi muộn từ 1- 10 phút nộp phạt 50.000 đ
• Đi muộn 11- 30 phút nộp phạt 100.000 đ
• Đi muộn 31 phút – 45 phút nộp phạt 200.000 VNĐ
• Nghỉ không báo cáo bị phạt 500.000đ
• Nhân viên được nghỉ phép thêm 1 ngày trong tháng có lương, tổng 12 ngày /1 năm, không được cộng dồn.
• Thời gian được tính theo giờ quy định tại máy chấm công.

Lưu ý: Nhân viên phải đảm bảo làm việc trên 20 ngày công/ 1 tháng mới đủ điều kiện xét thưởng. Nhân viên làm việc không đủ 20 ngày sẽ không được tham gia xét thưởng tháng đó.

Trả Lương

• Ngày ứng lương 25 hàng tháng
• Ngày trả lương 10 hàng tháng

Ưu đãi du lịch

• Được đi du lịch nước ngoài khi làm việc trên 1 năm
• Được đi Hàn Quốc sau khi làm việc trên 2 năm
• Được đi Nhật Bản sau khi làm việc trên 3 năm
• Được đi châu Âu khi làm việc trên 5 năm
• Công ty có thể thay đổi hoặc điều chỉnh các chính sách sao cho phù  hợp với định hướng phát triển của công ty.

CÁC QUY ĐỊNH TRANG PHỤC

Quy định đồng phục nhân viên nữ.

Đồng phục

• Áo vest( mùa đông)
• Sơ mi đồng phục công ty( áo trắng xanh nhạt, chân váy màu đen đến đầu gối) các ngày thứ 2 đến thứ 5
• Quần tất chân mỏng mầu đen.
• Kẹp tóc
• Giầy trơn đen , kín mũi (cao từ 3cm – 5cm)
• Hoặc các trang phục lịch sự, áo phông đồng phục khác.

Cách ăn vận và trang điểm

• Đầu tóc gọn gàng (không để mái hoặc tóc xõa che mắt). Tóc kẹp/ búi cao vừa phải heo hình ảnh minh họa).
• Trang điểm nhẹ và tươi tắn. Không dùng những màu son quá đậm.
• Dùng nước hoa nhẹ nhàng.
• Cắt móng tay gọn gàng và có thể dùng sơn nhưng dùng màu tự nhiên (màu trong, hồng nhẹ) không sơn lòe loẹt/đính đá, nhũ kim tuyến.
• Luôn giữ giầy sạch và sáng bóng.
• Tất da chân không xước.

Quy định đồng phục nhân viên nam.

Đồng phục

• Comple/ vest( mùa đông)
• Áo sơ mi trắng 
• Quần âu
• Hoặc các trang phục lịch sự, áo phông đồng phục khác.

Phụ kiện

• Giầy trơn đen, buộc dây.
• Thắt lưng trơn đen
• Tất cổ cao, màu sẫm nhã nhặn
• Nhẫn trơn
• Calavat thứ 2 và các ngày lễ

Cách ăn vận

• Râu tóc gọn gàng
• Nước hoa nam nhẹ nhàng
• Móng tay cắt gọn gàng.
• Giày sạch, bóng

Thời gian thực hiện

• Nhân viên mặc đồng phục từ thứ 2 đến thứ 5
• Thứ 6 mặc đồng phục, áo phông
• Thứ 7 mặc tự do

Xử lý vi phạm

• 50.000 VNĐ cho 1 ngày không thực hiện đồng phục theo quy định.
• Tiếp tục vi phạm lần 2, mức phạt là 100.000 VNĐ

QUY ĐỊNH VỀ CHỐNG THAM NHŨNG

Định nghĩa “ Tham nhũng”  

Theo cách sử dụng trong văn bản này, “ Tham nhũng” bao gồm 1 trong các hình thức sau đây:

• Là hình thức thu lợi về cho cá nhân bằng tiền hoặc vật chất khác thông qua việc trao đổi, các loại hàng hóa, dịch vụ mà công ty TNHH Du lịch và công nghệ đang cung cấp trực tiếp hoặc gián tiếp. Hoạt động này của nhân viên không thông báo cho công ty và không được ban lãnh đạo công ty thông qua.
• Người có hành vi như ở mục 1.1là nhân viên chính thức hoặc thử việc hoặc thực tập tại công ty TNHH Du lịch và công nghệ Việt Nam( Vietkingtravel)

Các hành vi tham nhũng phổ biến

C1  Công ty công bố bán sim cho khách là 399.000 VNĐ, nhân viên tiễn, nhân viên sales hoặc hướng dẫn viên bán với giá cao hơn để hưởng lợi bất chính.

C2  Công ty công bố bán sim cho khách 399.000 VNĐ, và yêu cầu phải nộp về công ty 250.000 VNĐ, nhưng nhân viên tiễn sân bay không báo cáo đầy đủ về công ty, mà nhập sim cho riêng mình, tự bán và hưởng lợi 100%

C3  Nhân viên sales bán tour cho khách hoặc bất kỳ dịch vụ nào khác, thu tiền cao hơn giá thực tế nộp về công ty, làm thất thoát tài sản và làm giảm lợi nhuận của công ty.

C4. Nhân viên sales bán tour hoặc các dịch vụ khác cho khách, mà lại không nộp tiền cũng như báo cáo về công ty, đồng thời gửi khách sang đơn vị khác, để hưởng hoa hồng.

C5. Nhân viên sales bán tour cho đại lý, sau đó đề xuất công ty trả hoa hồng cao hơn mức thực tế để nhân viên sales và đại lý chia nhau phần chênh lệch.

C6. Nhân viên sales bán tour cho khách lẻ, sau đó tự tạo ra 1 đại lý ảo để đề xuất công ty trả tiền hoa hồng cho đại lý ảo đó, đồng thời hưởng lợi phần hoa hồng này cho bản thân hoặc người khác mình quen biết.

C7  Nhân viên sales sử dụng số điện thoại cá nhân, email cá nhân để liên hệ với khách hàng.

C8. Giả mạo chữ ký, con dấu, hoặc lén đóng dấu công ty mà không được phép.

C9.  Sửa chữa, làm sai lệch nội dung các văn bản, giấy tờ, tài liệu.

C10 Tận dụng thời gian tại công ty để làm các công việc khác, kiếm tiền cho mình( tham nhũng thời  gian) mà không được lãnh đạo công ty cho phép.

C11 Hành vi lờ đi các công việc đáng lẽ mình phải làm, để cho người khác có cơ hội thực hiện hành vi vụ lợi, tham nhũng ( hành vi bảo kê)

Các hình thức xử lý

Với bất kỳ vi phạm nào được nêu ở trên, cá nhân vi phạm sẽ bị xử phạt ít nhất 50.000.000 VNĐ( Năm mươi triệu đồng)

Tùy tính chất nghiêm trọng của sự việc, công ty có thể tiến hành khởi kiện người vi phạm ra tòa án và trình báo với các cơ quan chức năng điều tra là rõ.

Trong trường hợp người vi phạm không có khả năng nộp phạt, công ty có quyền giữ sổ bảo hiểm, bằng cấp, hoặc bất kỳ tài sản nào cho đến khi nhận được khoản tiền nộp từ phía người vi phạm.

Bằng việc ký vào văn bản này, chúng tôi xác nhận rằng sẽ nghiêm túc tuân thủ các quy định của công ty, không tham nhũng dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu vi phạm các quy định về tham nhũng như ở trên, tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật và chấp nhận các hình phạt quy định tại điều 3 của văn bản này.